A silgla SPED é a abreviação de “Sistema Público de Escrituração Digital”.
No Brasil, em razão da independência e competência tributária de Estados e Municípios muitas são as regras locais que são diferentes umas das outras. Por causa disso, os documentos fiscais, também chamados de notas fiscais, eram – em alguns casos ainda são – diferentes em vários lugares do país. A construção de um modelo único de nota fiscal em todo o território nacional era premente para implementação de todo projeto SPED, uma vez que, o layout dos arquivos tem que ser igual para todos os contribuintes brasileiros, esteja ele onde estiver do país.
Outros benefícios sentidos foram os seguintes, para as empresas: redução no custo de emissão das notas em papel – com a nota eletrônica o papel acaba e as infinitas vias de notas fiscais antes necessárias para atender a legislação transformam-se em no máximo uma (que nem era para existir, mas, serve para acompanhar a mercadoria no transporte e chama-se DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica –, Possibilita a melhoria e o aperfeiçoamento dos processos internos de faturamento e logística operacional, entre outros. Para o Fisco os benefícios são: Melhoria na qualidade da informação com o consequente aperfeiçoamento dos processos de controle fiscal, aperfeiçoamento do combate à sonegação, uma maior integração entre os fiscos e melhor controle administrativo e a redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas. Já para a sociedade é a redução do “Custo Brasil”, incentivar o relacionamento eletrônico entre empresas e a preservação do meio ambiente pela redução de consumo de papel.
Bom, então a Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital e que tem por função acobertar a circulação de mercadoria e a prestação de serviços ocorrida entre as partes.
O grande diferencial do projeto é conceitual, antes quando emitíamos uma nota fiscal – não importando o método, a mão, datilografada, impressão – o Fisco não tomava conhecimento dessa transação, sabia no mês seguinte do volume das transações feitas. Tínhamos uma autorização prévia para emissão de certa quantidade de notas fiscais e íamos renovando quando terminava aquela determinada quantidade. Nesse novo método, o Fisco fica sabendo em tempo real da transação que será feita pela empresa, porque a autorização é dada no momento da emissão, de forma on line.
Então, quando estamos preparando, por exemplo, um caminhão para levar determinada mercadoria, o Fisco já sabe qual é essa mercadoria e para onde será enviada. Além do Fisco Estadual do emitente receber o arquivo, no caso de venda de mercadorias, o Fisco de destino também recebe uma cópia instantânea do documento. Com isso, em operações interestaduais a fiscalização de barreira ficou bastante fortalecida.
Para ser enviada a nota eletrônica precisa ser assinada digitalmente, para dar validade jurídica à transação, isso é feito com certificado digital emitido por certificadora credenciada e autorizada.
O certificado digital pode ser em cartão com chip ou armazenado em um token – parecido com um pen drive – ou ainda gravado na máquina do seu portador (este menos recomendado). É uma identidade digital, como um CNPJ ou CPF. Ressalto que os certificados devem ser muito bem guardados pelos empresários, porque tem validade jurídica em todo país como uma assinatura e, nesse caso, não pode ser contestada na justiça porque quem porta o certificado possui a senha de acesso. Portanto, não entregue seu certificado para outra pessoa, porque é o mesmo que dar um cartão de banco com senha.
Fonte: JE
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