Como reduzir os gastos com suprimentos de impressão na sua empresa em tempos de crise

Em tempos de crise  sempre procuramos reduzir os gastos da empresa e muitas vezes não conseguimos identificar onde estão esses gastos. Com a suíte de soluções PrintEvolve sua empresa poderá identificar e reduzir os custos com impressão e consumíveis (toner e papel).

A solução PrintEvolve conta com diversas ferramentas que irão te auxiliar a reduzir os custos de impressão: 

• Contabilizar o que está sendo impresso;
• Puxar o contadores físicos das impressoras e multifuncionais;
• Criar uma regra de impressão para inserir o login do usuário na página impressa, para identificar as pessoas que deixam folhas impressas e na impressora;
• Criar regra para resgatar os documentos nas impressoras e multifuncionais, diminuindo o desperdício de folhas que são impressas e esquecidas na impressora e ou impressas duas vezes por esquecimento;
• Criar regras para redirecionar documentos com mais de 50 páginas para uma impressora com custo de página menor;
• Criar regras para imprimir documentos com mais de 50 páginas em duplex e modo rascunho;

E muitas outras opções de regras que irão fazer com que sua empresa tenha uma redução considerável de toner ou tinta e também de papel.

Por ser uma das soluções mais completas e robustas do mercado, é utilizada mundialmente pela HP em seus clientes e projetos, e também por diversas revendas e empresas de Outsourcing.

Veja abaixo o que essa suite pode oferecer para a sua empresa ou projeto de outsourcing de impressão:

1.  Bilhetagem : Através do software Megatrack, a contabilização de todas as páginas impressas no ambiente pode ser realizada de forma segura e eficaz, garantido um perfeito ciclo de administração da impressão corporativa. Dessa maneira será possível dizer por exemplo quantas páginas coloridas e quantas PB um usuário, grupo de usuários ou departamento imrpimiu e quanto isso custou.

2. Política de Impressão: O solução IPM (Intelligent Print Management) permite aplicar regras para as políticas de impressão, de forma compulsória ou não. Exemplos de regras: forçar as impressões em duples e economode afim de reduzir custos, automaticamente direcionar impressões volumosas para uma impressora com melhor custo página, bloquear as impressões de e-mails para um departamento ou grupo de usuários, etc.

3. Pull Printing: A gestão do parque de multifuncionais ganha força com o uso do Dynamic Print Routing (DPR), que trabalha com a tecnologia Pull Printing na qual há uma única fila de impressão. Isso permite que um usuário mande uma impressão e a retire na impressora que desejar e quando quiser, de forma segura, seja através de um PIN numérico, Crachá de proximidade ou até mesmo utilizando o seu smartphone ou tablet.

4. Análise do Ambiente de Impressão: O Device Analysis permite, de forma simples, fazer uma análise e auditoria do ambiente encontrando seus pontos fracos ou potenciais de melhoria. Exibe através de gráficos e relatórios informações importantes que irão ajudar sua empresa a tomar decisões quanto ao parque de impressão, como por exemplo: custo impressão colorido x mono, gestão/controle de consumíveis, número MFP x impressoras, páginas duplex x simples, etc.

Com essa poderosa suite o PrintEvolve está pronto para assumir seu ambiente de impressão e elevá-lo para novos níveis de eficiência, segurança e produtividade.

Para maiores detalhes dessa solução entre em contato:

GB Network & Print
Tranformamos Dados em Informação
TEL: (11) 5535-4857
EMAIL: comercial@gbnet.com.br
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Como fazer uma auditoria analisando os contadores das impressoras e multifuncionais rapidamente

Com a solução Device Analysis da suíte Printevolve, você poderá facilmente buscar na sua rede as impressoras e multifuncionais e coletar informações como contadores, número serial, modelo, fabricante e muito mais.

Como essa solução, sua empresa poderá tirar rapidamente relatórios que irão permitir uma melhor gestão e distribuição das impressoras e multifuncionais e ainda fazer uma auditoria no serviço de outsourcing.

Veja o exemplo abaixo de um gráfico mostrando a divisão de equipamentos por fabricante.

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Como fazer Pull Printing em impressoras sem painel com o PrintEvolve DPR

A solução de Pull Printing tem sido muito utilizada no mercado, por facilitar a ação no momento do resgate da impressão e coibir a impressão desnecessária.

Nesse tipo de solução todo o trabalho enviado para a impressora ou multifuncional fica retido num servidor, aguardando a devida liberação do usuário nesta multifuncional.

E quando a de impressora não possui um painel como o da multifuncional ou uma forma para se autenticar no equipamento e liberar os trabalhos retidos? Como o usuário consegue liberar seus trabalhos?

Com Pull Printing DPR da suíte Printevolve você tem a possibilidade de se autenticar através de um crachá de proximidade ou ainda através do seu smartphone.

O smartphone se transforma no painel do equipamento (foto abaixo), possibilitando assim o usuário a selecionar quais arquivos deseja imprimir, poupando assim a necessidade de imprimir todos os documentos armazenados, como no caso da autenticação por cartão de proximidade.

Desta forma o smartphone será a sua forma de autenticação, e você poderá resgatar seus trabalhos nas impressoras e nas multifuncionais. O aplicativo irá ler o QRCODE no equipamento e enviar o comando para impressão do trabalho.  Todo esse processo será devidamente contabilizado pela software de bilhetagem Megatrack da Suite PrintEvolve.

Quer saber mais? Entre em contato com a GB Network & Print, distribuidor exclusivo da solução PrintEvolve DPR no Brasil:

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Como contabilizar e bilhetar impressoras ou multifuncionais sem servidor de impressão

A maior dificuldade atualmente para empresas é contabilizar e saber o que realmente cada usuário ou impressora/multifuncional está imprimindo e em muitos casos a empresa não utiliza um servidor de impressão e isso faz com que se pense que o equipamento não pode ser contabilizado.

No passado era necessário se ter um servidor de impressão para monitorar a fila do Windows e assim contabilizar os trabalhos impressos, porem atualmente podemos contabilizar diretamente o equipamento e sem monitorar o servidor de impressão, agregando segurança e confiabilidade nas informações.

Contabilizar o equipamento apenas monitorando o servidor de impressão traz dois problemas:

1º Quando se monitora a fila de impressão, caso  o trabalho passe pelo servidor mas não seja impresso, ele será contabilizado

2º Quando se monitora a fila de impressão mas o trabalho seja enviado direto para o equipamento sem passar pela fila de impressão, o trabalho não será contabilizado.

Com a solução da suíte PrintEvolve os equipamentos HP podem ser contabilizados diretamente e será computado apenas o que realmente sair impresso fisicamente, caso o equipamento esteja sem papel e o trabalho for cancelado, o software não contabiliza.

Veja abaixo a imagem, onde mostra a impressora e o fluxo de informação indo para o banco de dados.

Para conhecer mais sobre a solução de bilhetagem Print Evolve entre em contato com a GB:

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Como fazer uma impressão segura com Mobilidade - DPR

Você sabia que é possível utilizar o seu Tablet ou Smartphone (Android ou Iphone) para liberar com segurança suas impressões corporativas?

A solução DPR (Dynamic Printing Route) é a mais recente inovação na tecnologia de "pull printing" (puxar a impressão). Ela permite imprimir em uma única fila de impressão e recuperar seus trabalhos a partir de qualquer impressora ou dispositivo MFP na rede - quando e onde for mais conveniente para você.

Com o DPR, você pode liberar os trabalhos de impressão usando o seu Smartphone (iPhone ou Android), Tablet ou um código PIN, aumentando assim a segurança dos seus trabalhos, eliminando a necessidade de crachás de proximidade ou outros dispositivos de autenticação.

Benefícios:

• Aumentar a mobilidade
• Melhorar a segurança
• Economizar dinheiro, eliminando postos de trabalho abandonados
• Aumenta a produtividade / eficiência
• Aumentar a prestação de contas

Veja no vídeo abaixo um demonstração de autenticação utilizando um Smartphone (Iphone):

Sua empresa também pode se beneficiar da tecnologia inovadora do DPR Pull Printing.

Entre em contato com a GB, líder no mercado brasileiro em soluções de impressão desde 1995:

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GB é o mais novo Distribuidor da LRS no Brasil

Desde o início de 2014, a GB Network & Print se tornou o mais novo Distribudor das soluções LRS no Brasil.

Com 35 anos de vida, a Levi, Ray & Shoup, Inc. - LRS® é um provedor internacionalmente reconhecido de software para gerenciamento de relatórios e serviços de TI, com mais de 500 funcionários e mais de uma dúzia de escritórios ao redor do mundo.

Hoje, suas soluções vitoriosas administram relatórios de sistemas críticos em mais de 5.000 instalações em todo o mundo.

Uma coisa não mudou ao longo do tempo: o compromisso da LRS em ajudar cada um de seus clientes a identificar e superar seus desafios no gerenciamento de relatórios.

Para maiores detalhes desta solução entre em contato:

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Como imprimir o login do usuário no rodapé da página de impressão

Em tempos aonde a sustentabilidade e a economia andam de mãos dadas, muitas empresas procuram meios de reduzir os custos internos de maneira sustentável.

Um bom exemplo são aquelas impressões que se acumulam na impressora porque ninguém as pega, formando uma pilha enorme de papel ao lado da impressora e que muitas vezes maior do que a própria.

Essas impressões, que nunca são retiradas pelos usuários, acabam se tornado um grande desperdício de recusros da empresa, sem contar que podem também estar disponibilisando informações sigilozas a qualquer um que por ali passar.

Como evitar isso?

Com a solução do IPM (Inteligent Print Management) podemos imprimir o login do usuário em uma das extremidades de cada página impressa.

Com o login impresso nas páginas, fica fácil identificar o dono daquelas impressões desperdissadas. 

Fazer isso no IPM é muito simples!

Veja na imagem abaixo a criação de uma regra de JOB STAMP que faz a impressão do login do usuário centralizado no rodapé de cada página.

Essa solução pode ser configurada para:

• um único usuário;
• um grupo de usuários;
• um ou mais departamentos;
• ou para toda a empresa;

Com o IPM ainda é possível criar outros tipos de regras visando a econômia, como por exemplo:

• impedir a impressão de páginas da internet;
• redirecionar uma impressão colorida para uma impressora PB (Preto e Branco) afim de economizar;
• forçar a impressão duplex (frente e verso) nos documentos;
• forçar a Imprimir no modo economode, que economiza toner;
• entre outras regras…

Nas empresas aonde esse solução foi adotada houve uma enorme redução no desperdício de papel, e consequentemente aquelas pilhas de papel “sem dono” sumiram.

Veja abaixo alguns casos de sucesso da Solução IPM, com a impressão do login dos usuários no rodapé das páginas:

 

 

 

Clique aqui para ver mais detalhes sobre essa solução ou entre em contato:

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DHL soluciona problemas de impressão com solução da GB + Capella e HP

Veja como a GB resolveu um sério problema de impressão na DHL Brasil com uma solução da Capella Tecnologies + Impressoras Laser HP.

PROBLEMA

A DHL Brasil realizava a impressão de importantes documentos relativos à sua operação logística utilizando uma solução tecnológica, que com o passar dos anos, tornou-se obsoleta. Trata-se do IPC BOX (intelligent print controller) que por ser antigo, funciona somente em porta paralela.

Por ser um produto obsoleto, não há similar para reposicionamento no mercado e as unidades de backup da DHL aos poucos estão se reduzindo. Quando viável, os equipamentos defeituosas era levados a técnicos em eletrônica para reparo

(foto do IPC BOX)

Além da obsolescência do IPC BOX, outro problema que a DHL Brasil enfrentava era a dificuldade em encontrar impressoras laser corporativas atuais que tivessem porta paralela disponível.

Todos os arquivos de impressão que passavam pelos dispositivos IPC BOX eram provenientes de sistemas legados da DHL que ficam na Alemanha. Isso impedia a customização de uma solução para o Brasil; e a captura dos documentos para estudo de solução era difícil.

Esse era um problema global da DHL que estava na lista de prioridades para o ano de 2012, uma vez que o problema local (Brasil) também ocorre em outros países.

Nota do Autor: a solução é tão antiga e foi descontinuada há tanto tempo que há dificuldade em encontrar referências técnicas ao produto em ferramentas de busca na web.

SOLUÇÃO

A GB Network & Print resolveu o problema da DHL em três etapas.

1º Através de ferramentas da Capella Technologies que foram instaladas em impressoras HP do cliente (que não dispunham de IPC BOX), o corpo técnico da GB conseguiu capturar diversos tipos de arquivos de impressão para analisá-los de forma bruta.

2º Formulários e processos foram desenhados utilizando o produto FormPort Design da suíte FormPort da Capella Technologies, de modo a reproduzir todas as tarefas executadas pelo IPC BOX.

3º Finalmente a ferramenta FormPort Flash foi instalada em diversas multifuncionais HP, juntamente com a solução desenvolvida.

 

RESULTADOS

Em Novembro de 2012 o projeto fez um ano do seu início de produção.

Durante esses 12 meses não houve uma incidência sequer de chamado de suporte.

A operação vem ocorrendo de forma totalmente transparente para os usuários e não houve qualquer impacto aos usuários.

A solução foi incorporada ao contrato de MPS (managed printing services) que a DHL tinha juntamente com a HP de modo que o impacto financeiro do processo foi baixíssimo.

Diversos custos indiretos que a DHL tinha com a manutenção de impressoras laser com porta paralela além da administração dos IPC BOX foram eliminados.

A próxima etapa será replicar a solução em outras partes do mundo que tem o mesmo problema.

Para saber mais informações sobre essa solução, entre em contato com a GB, líder no mercado brasileiro em soluções de impressão desde 1995:

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